Tips til vanskelige samtaler
Nedenfor er det noen tips til å håndtere ikke en vanlige medarbeidersamtalen, men den vanskelige samtalen med en ansatt og dokumentasjonen knyttet til samtale som vil hjelpe deg med å unngå noen av de misforståelser som kan oppstå.
Utfordringer på arbeidsplassen
1. Beskriv fakta, ikke vær kritiserende og baser deg på hvem, hva, når, hvor og hvordan ting er foregått. Referatet skal ikke inneholde meninger, antakelser eller konklusjoner.
2. Vær nøyaktig med dato, tid, hva som har skjedd, når og hvor. Ikke generaliser og bruk ord som “alltid” og “aldri” med mindre dette er helt dekkende for situasjonen eller skriv eller si ting som “alle opplever at xx er …” Konkretiser alle påstander så de etterfølgende kan dokumenteres og sørg for at alle forhold du ønsker forbedret, eller påpekt, er med.
3. Ikke “pakk inn” eller vær konfliktsky. Å unngå å ta opp problemer skaper bare flere problemer senere. Å unnlate å påpeke utfordringer eller ¨å pakke inn” problemet fordi du er konfliktsky eller rett og slett synes synd på personen kan gjøre vondt verre også for den ansatte.
4. Gi detaljer og eksempler. Spesifiser med eksempler for å belyse problemet. Du fremstår med troverdig og for en ansatt som virkelig ønsker å forbedre seg vil dette øke sannsynligheten for at det faktisk er mulig å få til endringer.
5. Vær tydelig på konsekvenser. Konsekvenser av manglende endring/forbedring må komme frem både muntlig og skriftlig, både når det gjelder advarsler og generelt.
6. Ikke bruk utropstegn, fet skrift eller tegnsetting for å understreke viktigheten. Sarkasme, utropstegn og annen bruk av tegnsetting i et memo, kan virke effektfullt, men er uheldig. Hold en direkte, ryddig og profesjonell tone i referatet.
